Mitarbeitergespräche: Lust statt Frust

„In diesem Leben ist mit einer Verbesserung Ihre Arbeitsmethodik nicht mehr zu rechnen, oder?“

Ein toller destruktiver Satz, nicht wahr? Nun, Sie bezweifeln, dass solche und ähnliche Sätze in Wirklichkeit gesagt werden? Wenn Sie nicht zu den Menschen gehören, die negative Erfahrung bei  Mitarbeitergesprächen gemacht haben, freue ich mich selbstverständlich für Sie, aber leider gibt es eine Vielzahl von anschaulichen Beispielen aus der Praxis die das Gegenteil untermauern.

Mir ist aus eigener Erfahrung bewusst, dass Mitarbeitergespräche nicht immer leicht zu führen sind, jedoch sind diese nun mal wichtige Führungsinstrumente, die eine Führungskraft beherrschen sollte. Die Vorbereitung auf die Gespräche beginnt mit der Auseinandersetzung mit sich selbst. Was würden Sie in der Situation als Mitarbeiter fühlen? Was wäre Ihnen im Gespräch wichtig? Welche Ansprache und welche Gesprächsatmosphäre sind dafür geeignet?

Denn Sie sollten eines verinnerlichen; die Mitarbeiter sind angespannt, wissen nicht genau was auf Sie zukommt, fühlen sich unsicher und leiden ggf. auch unter einem starken psychischen Druck. Erinnern Sie sich daran, wie Sie sich bei Ihrem ersten Mitarbeitergespräch, vor Ihrer Zeit als Führungskraft, gefühlt haben? Wenn Sie sich das bei Ihrer Gesprächsvorbereitung bewusst machen, und den Blick auf mögliche emotionale Reaktionen des Mitarbeiters richten, ist der erste Grundstein für ein positives Gelingen gelegt. Überlegen Sie, welche Inhalte Sie ansprechen wollen und auch müssen, und klären Sie für sich die Frage nach dem wie.

Empathie ist eine wichtige Eigenschaft, um optimal zu führen. Sie meinen das ist alles zu weich“ und zu „gefühlsduselig“? MM, na ja, nur wer versteht, welche Handlungsmotive  und Gefühle der Gegenüber hat, kann ihn bei der individuellen Zielerreichung unterstützen, weiß an welcher Stelle er motivieren kann und welche Ansprache zur optimalen Leistungssteigerung führt. Ein hoher Zielerreichungsgrad Ihrer Mitarbeiter kommt letzten Endes auch Ihnen zu Gute kommt.

Gerne möchte ich Ihnen ein paar Tipps mit auf den Weg geben, um motivierende Mitarbeitergespräche zu führen. Hierbei geht es nicht darum sich mit Wattebäuschen zu bewerfen und negative Themen zu vermeiden, sondern konstruktiv, vertrauensvoll und wertschätzend zu handeln.

  1. Mitarbeitereinladung: Schlagen Sie einen Gesprächstermin vor und benennen Sie bei der Einladung konkret die Themen, um die es geht. Der Mitarbeiter kann sich somit mental und inhaltlich auf das Gespräch vorbereiten und fühlt sich während des Gespräches nicht überrumpelt. Dies schafft Sicherheit und Klarheit.
  2. Zeitplanung: Planen Sie bereits im Vorfeld genügend Zeit für die Gespräche ein. Somit bleibt genug Raum, um bei kritischen Themen gemeinsame Lösungsansätze zu entwickeln. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht wie bei einer Fließbandabfertigung, sondern ernst genommen.
  3. Gesprächseinleitung: Verzichten Sie auf unnötige Floskeln über das Wetter oder über den letzten Urlaub. Der inhaltliche Rahmen des Treffens wurde bereits bei der Einladung bekannt gegeben und darauf sollten Sie sich beziehen. Ihre eigene Anspannung und Körpersprache ist bereits gedanklich und nonverbal bei Ihren Gesprächsinhalten. Seien Sie das auch verbal. Das reduziert den Spannungsbogen für beide Seiten und stärkt die Authentizität.
  4. Gesprächsatmosphäre: Sorgen Sie dafür, dass Sie eine ungestörte Gesprächsatmosphäre schaffen und sich in einem Raum treffen, der von außen nicht durch andere Kollegen einsehbaren ist. Persönlich empfinde ich es als hilfreich, das Gespräch nicht im Chefbüro zu führen, sondern in einem neutralen Besprechungsraum, in welchem niemand das „Hoheitsrecht“ gebührt und ein auf Augenhöhe gestaltetes Gespräch erfolgen kann. Jegliche Unterbrechungen von außen sind zu vermeiden. Denn stellen Sie sich vor, Sie sind gerade thematisch bei einem kritischen Punkt, bei dem Ihr Mitarbeiter emotional reagiert, und Ihre Sekretärin steht plötzlich im Raum. Es ist für Ihren Gesprächspartner schwer genug kritisiert und beurteilt zu werden, da bedarf es nicht auch noch „Zuschauer“ oder stetige Ablenkung durch das Klingeln Ihres Handys.
  5. Konkrete Beispiele: Es hilft Ihnen und dem Mitarbeiter nicht, wenn Sie verallgemeinern. Eine Verhaltensänderung und Verbesserung der Situation kann zwangsläufig nicht herbeigeführt werden. Erst wenn der Mitarbeiter versteht, in welcher Situation er konkret nicht den Erwartungen entsprochen hat, hat dieser die Möglichkeit sich zu reflektieren und eine Verhaltensänderung herbeizuführen.
  6. Kritik & Lob: Hinsichtlich dieses Themenkomplexes halten sich viele Führungskräfte an die Technik Lob mit Kritik zu koppeln. Doch was passiert wenn ich als Mitarbeiter weiß, dass nach 2 x loben anschließend der Kritikpunkt kommt? Können Sie dann wirklich das Lob ernst nehmen und sich darüber freuen? Ich denke kaum. Aus meiner Sicht sollte dies getrennt voneinander angesprochen werden. Jedoch möchte aber an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Art und Weise, wie und wann man loben & kritisieren sollte, stark von der Mentalität des Mitarbeiters abhängt. Wenn ich weiß, dass Herr Müller durchaus eine klare Kommunikation hinsichtlich der kritischen Themenpunkte braucht, und erst am Ende die aufbauenden positiven Themen angesprochen werden sollten, dann baue ich das Gespräch dementsprechend auf. Wichtig ist mir zu betonen, dass der Umgang und das Führen solcher Gespräche niemals nach dem gleichen Schemata ablaufen werden, können und sollen! Alle Gesprächsführungen sind immer in Abhängigkeit mit der eigenen Mentalität und der Mentalität des Gegenübers vorzubereiten und zu führen.
  7. Lösungen finden: Hierbei geht nicht darum nur den eigenen subjektiven Eindruck zu schildern, sondern auch den Mitarbeiter mit Fragen in das Gespräch zu involvieren. Eine Frage die sich gut zur Eröffnung von Lösungsvorschlägen eignet ist: „Frau Klein wie sehen Sie das? Was werden Sie tun, um zukünftig in diesem Bereich noch stärker zu werden?“ Sie werden sehen, diese Fragen haben eine ganz bezaubernde Wirkung. Zum einen werden Sie erfahren, wie Ihr Mitarbeiter die Kritik aufgenommen hat, ob er auf der Sachebene ist oder emotional getroffen, und zum anderen stärken Sie das Bewusstsein des Mitarbeiters zum eigenverantwortlichen Handeln.
  8. Vorgesetztenrolle: Bedenken Sie immer, dass Sie mit Ihrer Art zu führen Vorbild sind und Sie die Rolle des Chefs innehaben. D.h. werden Sie nicht persönlich, bleiben sie inhaltlich sachlich aber wertschätzend menschlich. Gefühlsausbrüche Ihrerseits sind fehl am Platz und untergraben das Vertrauen, welches der Mitarbeiter in Sie setzt.

Zu aller Letzt möchte ich darauf hinzuweisen, dass Mitarbeitergespräche Gefühlsausbrüche der Mitarbeiter hervorrufen können. Die Anspannung, der Druck und das Gefühl es nicht recht machen zu können, sind häufig Auslöser von Emotionen. Dies kann dazu führen, dass der Mitarbeiter die sachliche Ebene verlässt, wütend, uneinsichtig oder gar stark gekränkt reagiert. In diesem Fall (abhängig von der Ausprägung; persönliche Beleidigungen sollten sie gezielt sachlich aber energisch zurückweisen) kann es auch von Vorteil sein, Zeit innerhalb des Gespräches vergehen zu lassen, um dem Mitarbeiter die Chance einzuräumen, sich wieder zu fangen. Erst danach ist es möglich wieder auf der Sachebene zu agieren. Aussagen wie: „Ach so schlimm ist es doch nicht, Sie brauchen doch nicht so sensibel zu reagieren“, lassen Sie besser bleiben. Für Ihr Gegenüber ist es in diesem Moment so schlimm, dass man dies nicht so lapidar abtun kann. Halten auch Sie die Enttäuschung aus bzw. überlegen Sie, was Sie in Ihrer Kommunikation hätten besser machen können, um solch ein Unbehagen bei Ihrem Mitarbeiter zu vermeiden.

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